报销只附一张发票?5月31日前汇算清缴前一定要看

费用报销能不能只用一张发票?可能有人就要说了:“怎么不能,我们一直就是这么操作的! ”灵云财税在要提醒大家,你习以为常的事情不一定是对的!单一张发票并不足以支撑业务是真实合理的,如果仅靠一张发票入账,无论是在企业内部控制管理还是税务管理上都存在漏洞和风险,比如下面这个案例:

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费用报销不能只附一张发票

根据《企业所得税法》第八条规定,企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出,包括成本、费用、税金、损失和其他支出,准予在计算应纳税所得额时扣除。

而在影响应纳税所得额的诸多因素中,涉及项目最多、变数最大的是各项扣除金额,其实物载体就是扣除凭证。发票就是税前扣除最常见的扣除凭证,但如果你以为只要有一张发票就可以当做凭证实现税前扣除,那可就大错特错了。

先来看看税法、公告文件中有关发票作为税前扣除的相关规定:

《关于加强企业所得税管理的意见》(国税发[2008]88号)第二条第(三)项规定,加强发票核实工作,不符合规定的发票不得作为税前扣除凭据。

《国家税务总局关于进一步加强普通发票管理工作的通知》(国税发[2008]80号)第八条第(二)项规定,在日常检查中发现纳税人使用不符合规定发票特别是没有填开付款方全称的发票,不得允许纳税人用于税前扣除、抵扣税款、出口退税和财务报销。

《国家税务总局关于增值税发票开具有关问题的公告》(国家税务总局公告2017年第16号)第二条规定,不符合规定的发票,不得作为税收凭证。

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可见,发票想要作为税前扣除凭证,还得保证其合法有效,具有业务真实性,

这时候各种证明业务实质性的要件或者其他资料就非常重要了,也是不可或缺的。

小贴士:这里还需要注意的是,发票并不是唯一的税前扣除凭证哦~其他比如有关部门开具的财政票据、铁路运输取得的铁路票据、职工薪酬工资表等等都可以作为税前扣除凭证。详情可参考财税【2018】28号文。

常见的业务实质性要件

那么,日常工作中主要的业务实质性要件有哪些呢?包括但不限于下面这些情况。

1. 实物资产

如:购买原材料、机器设备、办公用品、低值易耗品、礼品等,是否有入库单、入库单签章、审批手续是否齐全,是否有采购合同,是否有质量验收合格证明、发票日期和发票金额是否与采购合同对应,是否有从第三方开票,是否舍近求远采购,成本费用率是否明显超过行业合理水平。

2. 租金发票

是否有行政办公部门审核确认手续,是否有房屋租赁合同、发票日期金额是否与租赁合同吻合。

3. 业务招待费

业务招待费报销,是否有经办人、部门经理甚至公司总经理审核签批,大额发票是否有消费清单。大额发票是税务稽查重点,如果没有清单,可能会认为虚假消费。

4. 差旅费

差旅费报销单内容是否填写齐全,所附的车票是否为去出差地的车票,餐饮、住宿、交通费发票是否为出差地的发票,人员和人员名单是否与派出的人数相吻合。

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5. 会议费

会议费报销,是否有会议通知、会议议题、参会人员名单、签到表等资料,是否有与会议无关费用(如旅游费)列支。

6. 工资薪金

是否有考勤记录、招聘合同,是否扣缴了工资薪金的个人所得税,工资数额是否与劳动合同和考勤纪律相吻合。

7. 运费

运费报销,是否有运费报销单,起运地和运达地是否与运费报销单相吻合,是否由起运地和运达地以外的车辆运输,运输价格是否波动较大。

8. 油费

加油费报销,报销的加油费是否为本公司车辆,本公司账面上是否有车辆,加油费总额是否超过了车辆理论行车的最大油耗量。

9. 水电费

水电费报销,发票上的字码是否与水表、电表的字码相符,是否与本公司的产能相吻合。有的企业账面反映产量很少,但水电费却很高。

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费用报销必看的5个要点

1. 票据与实际业务吻合

这是费用报销中最基本也是最重要的一点,例如:采购一批物料,按理应该取得商品购销发票,但最后到财务报销时使用的是接受服务的发票,这样驴唇不对马嘴,自然不允许报销。

2. 附件能有力支撑费用发生的真实性

附件与报销单之间应具有较强的逻辑性和关连性。例如:报销物料采购款,后面的送货单仅写了物料一批和总金额,没有写明物料的种类、数量、用途、送货人和收货人也无签字。财务人员在审核报销单时根据这些现有的单据并不能判断这笔采购业务是否真实发生、有无存在舞弊的风险。

3. 取得的发票类别符合税法要求

不同的业务有适用不同的发票类别。例如:水电费、各类外包服务费、印刷费、办公费、物料采购费用等可以使用专票报销,但吃饭、员工交通费用、业务招待馈赠礼品、为员工提供福利等情况发生的发票,只能使用普票报销。

4. 涉及专票报销尽可能价税分离填写

报销过程中涉及到专票报销的,在填写报销单时将专票上的不含税价和税金分成两行填写,这样方便财务后期的账务处理。

5. 附件中文件表单符合内部管理流程

这点要求至关重要,很多费用的报销会牵扯到公司内部几个部门的专业意见,报销事项在发生前应取得这些内部通过的审批意见。刚翻过年,正值许多企业开工之际,大家也要开始准备进行一年一度的企业所得税汇算清缴了,以上这些关于税前扣除凭证和费用报销的干货赶快收藏起来吧!更多财税相关问题,欢迎随时和灵云财税进行交流。

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